WorkETC 2015

Ergonomie
Étendue des fonctions
Interface en français
Liens autres logiciels
Import de données
Rapidité
Personnalisation
Qualité de finition
Prix
Moyenne

Nous l’avions testé l’an dernier, et il fallait voir si le logiciel avait évolué. C’est chose faite avec un nouveau test.

WorkETC est bien plus qu’un CRM, c’est un véritable ERP puisqu’il gère le front office, le back office, les projets et tout ce que vous pouvez imaginer.. Ou presque.  En réalité, 4 axes principaux existent au sein du système : outre la partie CRM et la gestion de projet, on trouvera un système de devis et facturation ainsi qu’un système de support client par tickets.

L’éditeur propose un essai complet et gratuit de 14 jours, passé lequel il faudra mettre la main au portefeuille : 78 dollars US pour deux utilisateurs (offre Started) avec 2000 contacts et 3 Go de données, 195 dollars pour 3 utilisateurs (49 $ par utilisateur supplémentaire) avec l’offre Team qui ajoute les connexions aux réseaux sociaux, le marketing par email et un portail client ainsi que 15 Go de données. Les plus gourmands opteront pour l’offre Foundations à 395 dollars pour 3 utilisateurs (59 $ l’utilisateur supplémentaire) avec 50 Go de stockage et un portail fournisseur.

Une fois l’inscription terminée, qui demande de nombreux détails, on clique sur le lien de validation. La, il faut encore entrer une foule de détails obligatoires (téléphone, adresse physique) avant de pouvoir effectivement accéder au système. Ce dernier étant multilingue, on localise rapidement l’icône des réglages et l’on parvient à sélectionner la langue de Molière.  L’interface n’est cependant pas parfaitement traduite, loin s’en faut, comme le montre la capture ci-dessous, ou plus frustrant les bulles d’aide. Mais c’est une constante aujourd’hui : il faut croire que les développeurs inventent des fonctionnalités plus vite que les traducteurs ne peuvent en adapter. Il existe pourtant une API Google Translate, mais cela a échappé à beaucoup.

worketc000

Le système propose par défaut quelques comptes et éléments factices, qui permettent de se faire la main. Au départ, l’interface déroute un peu. Elle propose de bonnes idées, avec des méga-menu qui reprennent tous les éléments utiles, et de moins bonnes idées avec des écrans trop chargés et remplis de fonctions et de détails, le tout sur un fond grisâtre qui fait un peu vieillot. Le système n’a pas été conçu pour des tailles d’écran modernes : sur la capture ci-dessous, observez comme la distance est grande entre les différents champs à remplir. Sans parler des cases à cocher, furieusement années 2000.

worketc003

Au bout de quelques minutes l’évidence s’impose : il va falloir lire le manuel puis procéder par étapes; car l’intuitivité n’est pas vraiment présente.  Pourtant, un peu de persévérance nous fera tempérer cette idée. Ainsi, lors de l’ajout de contact le méga-menu propose un ajout rapide dans une fenêtre pop-up, qui se révèle effectivement pratique.  Par défaut, la vue contact montre indifféremment sociétés et personnes ainsi que groupes de travail. Email et numéro de téléphone sont cliquables pour lancer votre application de mail par défaut, ou Skype. Il est possible de déplier plusieurs contacts pour en afficher les détails, ce qui permet de travailler sur plusieurs fiches.

work005

On peut en outre ajouter des éléments directement sur le contact : rendez-vous, opportunité, fichier, facture, commentaire, dépense, devis, abonnement… C’est assez bien conçu mais on regrette la fenêtre de saisie avec encore une fois ses tout petits champs peu intuitifs, perdus au milieu d’autres champs.. On est à des années de ce qui se fait actuellement en termes d’interface.

On continue le test en créant un devis. L’ajout de produits se fait sans encombre mais au moment d’ajouter la TVA, celle-ci n’a pas été créée : il faut donc l’ajouter dans un autre écran. Catastrophe, le devis patiemment élaboré n’est pas sauvegardé. On se consolera en ajoutant un produit au catalogue, ce qui permet d’apprécier la foule d’options disponibles, y compris – appréciable pour le web – les coupons de réduction pendant des périodes particulières.

Parmi les autres fonctionnalités, citons les widgets du tableau de bord qui vous permettent d’organiser vos informations comme vous le souhaitez, le calendrier qui permet d’ajouter directement les rendez-vous avec une foule de détails, la base de connaissance (en réalité une sorte de wiki mais qui peut être rendu accessible aux utilisateurs externes ou pas, en collaboration avec le système de tickets). On peut également créer des blogs externes pour communiquer sur les produits ou la vie de l’entreprise, mais par rapport à une installation de WordPress comme on en trouve chez tous les bons hébergeurs pour une poignée de centimes, les fonctionnalités offertes sont plus que réduites.

La partie gestion de projet est en revanche assez intéressante, et propose un diagramme de Gantt assez bien conçu qui permet de déplacer les éléments et de modifier la waterfall très rapidement.  On apprécie la vue tâche qui permet de classer par état, par priorité, et d’avoir en un coup d’œil la majorité des informations disponibles. Une fois de plus ce n’est pas très ergonomique mais les informations sont là. La feuille de budget du projet est également bien conçue et reprend les timesheets d’une part, les dépenses, et ce qui est facturable. Le tout non traduit malheureusement.

work011

Côté CRM on définira son pipeline de ventes, ses opportunités en relation avec les contacts, et le système affiche dans le mega-menu les dernières ventes effectuées.

Le module facturation remplit également son rôle avec toujours cette interface chargée et inadaptée aux grands écrans ou aux tablettes. Décernons toutefois une mention particulière au module Rapports qui permet d’avoir un véritable tableau de bord de l’activité avec de nombreux graphiques.

Dernier menu, celui des paramètres – en réalité c’est par là qu’il faudrait commencer car on peut y régler une foule impressionnante de détails.

Au final, WorkETC nous laisse sur notre faim. On a le sentiment d’un système un peu à l’ancienne, qui certes peut se révéler utile pour remplacer la structure d’une société qui tourne en 100% papier et avec des feuilles Excel pour son carnet de commandes et ses contacts. Les fonctions sont très nombreuses et très détaillées, il y a beaucoup de choses… mais presque trop. L’interface est trop chargée, et les actions essentielles se trouvent masquées par cette complexité. On a le sentiment qu’à peine 10% des fonctions du système doivent être utilisées sur une semaine de travail complète. Alors bien sûr vous disposez de très nombreuses possibilités, mais la courbe d’apprentissage sera longue, avant de pouvoir maîtriser l’animal. Le jeu en vaut-il la chandelle ? A notre avis il existe de meilleures solutions, surtout si vos collaborateurs ne parlent pas assez bien l’anglais. Bref, WorkETC qui se veut une solution pour petites entreprises nous paraît manquer sa cible malgré d’indéniables qualités.

Author: Charles

Charles est le rédacteur en chef de Solution Gestion Projets. Spécialiste en ingéniérie sociale, c’est un geek qui aime tout ce qui touche à internet. Il a derrière lui un lourd passé de programmeur…

Share This Post On

Submit a Comment

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *