Insight.ly : le CRM qui pouvait beaucoup

Insight.ly

Si vous n’avez que 5 minutes

Logiciel purement online, en mode Saas (software as a service), Insightly est un système qui existe depuis plusieurs années et qui a déjà été largement plébiscité, notamment en raison de la gratuité du compte (pour deux utilisateurs). C’était également l’un des premiers CRM à offrir un gadget Gmail, c’est-à-dire un bouton qui s’installe dans Gmail ( mais uniquement si votre domaine est chez Google Apps) et qui permet de transférer directement un email dans le CRM sans avoir à ouvrir ce dernier : vous décidez directement de ce que vous souhaitez faire depuis Gmail. L’interface, naguère un peu trop spécifique, a été entièrement revue voici quelques mois. Aujourd’hui Insightly est un produit mature qui convient tout particulièrement aux startups, aux petites entreprises et aux jeunes entrepreneurs du web. Enfin, il est désormais traduit en français : bien que quelques chaînes de texte n’aient pas été traduites le logiciel est à 95% utilisable dans la langue de Molière.

C’est un outil que nous pouvons facilement recommander, d’autant que son prix est plus que raisonnable : la version « base » est à 13 dollars par utilisateur et par mois, et vous bénéficiez de la gestion des leads dès la version « plus » à 29 dollars par mois, qui propose les fonctionnalités suivantes : Gestion des prospects, 100 000 enregistrements maximum, 10 Go de stockage, Jusqu’à 25 000 lignes par importation de fichier, 50 champs personnalisés par type d’enregistrement, Base de connaissances en libre accès, Support par e-mail prioritaire, Synchronisation du calendrier et des contacts, Intégration Quickbooks Online et Formulaire de contact Web. Attention cependant, opter pour Insight.ly vous demandera de passer quelques heures à le paramétrer, car bon nombres d’éléments ont besoin de vous pour fonctionner, comme c’est le cas du pipeline de ventes. Un essai de 15 jours est proposé sur le site. Insight.ly dispose également d’une app iOS et d’une app Android.

Le test

Accueil

Le logiciel présente un écran d’accueil qui reprend l’historique des dernières opérations effectuées, avec une mise en couleur selon le type d’opérations. Au survol de la souris, un rappel des informations de base relatives au projet s’affiche. On peut filtrer cet historique par type d’activité (tâches, événements, jalons, notes, emails, personnes etc) ou par utilisateur. Il est également possible de rechercher

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Tâches

Les tâches se répartissent en catégories, que vous pouvez modifier et qui peuvent aussi servir de clef de tri : appels téléphoniques, emails, suivi, réunion, etc. Elles sont affichées par semaine (cette semaine, semaine suivante, ultérieurement) et peuvent faire l’objet d’un filtrage par état : tâches déléguées, tâches terminées, tâches ouvertes, etc. Un système de tags colorés permet de s’y retrouver facilement dans une myriade de tâches.

Une tâche elle-même est constituée d’une description, et de liens divers : vers un contact, vers une opportunité. On peut y adjoindre une date d’échéance, un % effectué ainsi qu’un rappel. Des commentaires peuvent y être ajoutés, ainsi que des fichiers. Insight.ly permet donc une gestion de projet relativement fine, même s’il ne parvient pas au niveau d’un logiciel dédié comme Teamwork.

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Un écran bien conçu,, mais qui souffre d’un peu trop de blanc dû à l’espace vide lorsque vous utilisez une résolution élevée, par exemple 1900 pixels de large

 

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Voici l’intégralité de l’écran de création de tâches. Il ne manque que les sous-tâches. Mais c’est déjà bien !

 

 

Les contacts

La fenêtre des contacts brille par sa simplicité. On apprécie particulièrement les tags, ainsi que la possibilité de filtrer très précisément les contacts affichés, en ajoutant des règles sur n’importe quel champ de contact. On peut enregistrer le filtre ainsi créé. Autre élément d’importance, le système d’importation est spectaculaire : vous avez le contrôle total de l’importation des champs et tout se passe comme sur des roulettes.

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Qu’est-ce qu’un contact ? En réalité, c’est un élément qui reprend la même structure que le reste du logiciel : outre le nom et les coordonnées, vous allez pouvoir adjoindre des emails, des notes, des fichiers (soit intégrés directement dans l’application, soit en lien direct depuis Box, Dropbox, Google Drive ou OneDrive), des tâches et des événements, l’ensemble se retrouvant dans un onglet historique. Bien entendu, un certain nombre d’éléments peuvent se voir liés à une organisation ou à un prospect. C’est fonctionnel, clair et efficace. Voici un aperçu vidéo :

 

Organisation

Tout simplement la liste des entreprises, compagnies ou organisations avec lesquelles vous travaillez. Là encore on retrouve un système de tags et de filtrage avancé.

Prospect

Il s’agit de la liste de vos leads. Vous pouvez filtrer par prospects du jour, prospects convertis, prospects fermés. Vous pouvez également afficher les prospects liés à un utilisateur en particulier, et choisir vos filtres personnalisés (date de création, source du prospect, état, étiquette etc).

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Opportunités

On retrouve ici la liste des opportunités en cours. Un système de tags de couleur permet de différencier rapidement l’état (ouvert, fermé etc) en fonction de caractéristiques que vous aurez défini. Le pipeline, qu’il faudra avoir créé au préalable, est affiché ainsi que l’étape en cours. En cliquant sur l’opportunité elle-même vous accédez à la description de tous les éléments, qui correspond à la même organisation que dans les contacts : historique, emails, notes, fichiers, tâches et événements. Chaque opportunité se voit attribuer une adresse email spécifique de type contact-O6fdsds7455-CJU2EC@nullmailbox.insight.ly, pratique lorsqu’on travaille en groupe depuis un logiciel de messagerie. Notons que vous pouvez créer des listes d’activités (dans les réglages du logiciel) qui sont en réalité une liste de tâches typiques à mener. Il est très facile d’ajouter une liste d’activités à une opportunité, sans avoir à saisir les tâches une par une. Mais il faudra au préalable avoir soigneusement défini vos paramètres. Enfin, une opportunité remportée peut se voir convertir en projet.

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Les projets

Un projet peut résulter d’une opportunité transformée, mais cela peut aussi être un projet interne, voire personnel puisqu’il est possible de gérer la confidentialité. Les onglets de projets sont similaires au reste du système (fichiers, emails, tâches etc) à ceci près que l’on peut ajouter des jalons, c’est-à-dire les points d’étapes (ou milestones) chers aux chefs de projets. Bien que l’outil de gestion de projet d’Insightly soit tout à fait efficace, il ne pourra pas satisfaire la personne qui cherche à gérer des projets très complexes :  on n’y trouve ni diagramme de Gantt, ni chemin critique, ni matrice des risques, et les tâches ne peuvent pas comporter de sous-tâches. Mais un CRM n’étant pas véritablement un système de gestion de projet, il est difficile de critiquer insight.ly à cet égard, et le système en l’état fonctionne plutôt bien par sa simplicité.

Emails

Chaque utilisateur dispose d’une boite email personnelle avec une adresse de type contact-CJUdfsds2EC@nullmailbox.insight.ly. Vous pouvez envoyez, transférez, CC ou Cci les e-mails vers cette adresse e-mail, et ils seront automatiquement liés à votre profil. En outre, le système propose des modèles d’emails pré-formatés (et remplis avec les champs de la base de contact au besoin) que vous pouvez modifier (voire créer) ce qui permet de répondre rapidement ou d’assurer un suivi personnalisé sans perdre de temps.  Cela demande évidemment un travail de personnalisation mais cela permet de gagner un temps précieux. En revanche, il n’existe pas de scénario pour envoyer des séries d’emails dans un ordre donné. Reste que vous avez la possibilité de connecter insightly à un outil externe qui dispose de cette fonction. Notons enfin que vous pouvez créer un formulaire de contact qui recueillera directement les données pour les placer dans les emplacements idoines du système.

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Rapports

Un bon CRM se doit de vous donner des informations sur les performances de vente. Insightly fournit une large panoplie de rapports, sur toutes les étapes de la chaîne, selon les utilisateurs, les prospects, par valeur, par pipeline, bref tout ce que l’on peut imaginer. Des graphiques vous permettent de visualiser la performance. Combien d’appels téléphoniques ont été passé par mon commercial au cours du mois de mars ? Quelle est la valeur des opportunités perdues l’an dernier dans le domaine de la formation logicielle ? Une fois équipé du rapport désiré, il ne vous reste plus qu’à choisir les leviers d’action !

Paramètres système

La personnalisation des paramètres système représente une partie importante du logiciel. Vous aurez à créer vos catégories, vos étapes, vos pipelines, mais aussi les états des prospect (ouvert, en tentative de contact, contacté, rappel etc – selon votre organisation interne) ainsi que les sources, les relations entre contacts ou prospects, les ensembles d’activités; etc. C’est probablement la partie du logiciel qui exigera le plus d’attention de votre part. Prévoyez d’y passer au moins deux jours pour une personnalisation efficace.  En effet, l’utilisation du logiciel dépend largement de la manière dont vous l’aurez paramétré. En termes d’interface, les fonctions expliquées plus haut répondent toutes à la même organisation, on est donc très rapidement familiarisé avec l’outil, mais on ne travaillera de manière efficace que pour autant que l’adaptation ait été réalisée.

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Un peu ingrate en raison de la multiplicité des paramètres, l’interface des réglages constitue un passage obligé pour tirer pleinement parti du système

 

 

Une documentation bien conçue

Enfin, on soulignera la qualité de la documentation en français : elle n’a manifestement pas été traduite par Google Translate ! C’est assez rare pour être souligné. Vous pouvez en juger vous-même sur http://help.insightly.com/ : si votre navigateur est réglé sur une interface en français le site vous servira directement la bonne version. C’est toujours un gage de qualité.  Et pour ceux qui sont inquiets

Aide Insightly

Une documentation bien traduite, de quoi alléger l’apprentissage et les coûts de formation

 

Applications mobiles

Ci-dessous, deux captures de la version iOS, très similaires à la partie web, même si elle dispose de moins de graphiques alléchants. Nous n’avons pas testé la version Android, mais la version iOS nous a paru convenable, sauf sur iPad. L’app est en effet optimisée pour smartphone, et sur une tablette on se retrouve avec trop d’espace vide, par exemple sur les projets.

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Sur iPad, l’écran d’Insightly est un peu vide

 

Autres éléments

Disposant d’une intégration avec Gmail (sur Google Apps uniquement), d’une appli iPhone/IPad et d’une appli Android, Insightly est un logiciel rapide, bien traduit et efficace, qui a largement évolué depuis son apparition voici quelques années. Il permet d’améliorer la gestion commerciale sans exiger un apprentissage long – quelques heures devraient suffire – pour peu que l’administrateur du système ait paramétré les choses correctement. A ce propos, notez que l’export des données est très facile. Le résultat est au format XML en plusieurs fichés séparés (contacts, leads, emails, commentaires, notes, opportunitées, etc). Chaque fichier étant livré avec le schéma de données, Excel l’ouvre en un instant. Reste qu’il ne sera pas forcément facile de tout relier (quels emails depuis quels comptes?) mais au moins vos données ne sont pas prisonnières.

Le résultat de l'export des contacts une fois ouvert dans Excel. Automatique !

Le résultat de l’export des contacts une fois ouvert dans Excel. Automatique !

L’outil est intégré avec nombre d’applications externes tels que celle de stockage (box,onedrive, google drive etc) ou Evernote, Proposable (pour la création de devis), etc. Bref, nous ne pouvons que recommander insight.ly. Comme toujours, si vous êtes utilisateur d’insight.ly n’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires !

Ergonomie
Étendue des fonctions
Interface en français
Liens autres logiciels
Import de données
Rapidité
Personnalisation
Qualité de finition
Prix
Moyenne

Author: Demeter Mark

Mark K. Demeter est un ingénieur en électronique devenu ingénieur commercial puis formateur et spécialiste des logiciels divers et variés. Originaire d'Europe Centrale, il sait lire et écrire parfaitement 6 langues mais n'en parle que 2 sans accent, et encore. Il aime par dessus tout trouver des solutions aux problèmes les plus complexes. Juste après viennent le kayak en eau vive et la bière.

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2 Comments

  1. Bonjour,
    J’utilise Insightly version gratuite. Pour l’importation de fichier Excel j’ai réussi à le faire une fois (que j’ai supprimé ensuite), et maintenant je n’arrive plus à le faire. Je reçois des messages qui disent « Insightly added 0 contacts and 0 organisations from the import. We skipped 411 contacts and 0 organisations due to duplication or missing essential information. »
    Or, ce n’est pas une duplication et les informations ne sont pas manquantes.
    Peut-être que ce problème pour l’importation des données existe parce que c’est la version gratuite que j’utilise. Ou alors, l’importation des données n’est pas top.

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  2. Très belle réalisation c’est LE CRM pour la PME connectée, nous avons adopté et les integrations Quickbooks Online, GMAIL et MAIL CHIMP nous on de suite dirigés vers Insightly. Prix correct par utilisateur, et superbe intégration native avec google apps si votre domaine est sous Google (ce que je recommande a tous le monde).
    Merci a Mark Demeter pour ce post que nous utilisons pour introduire l’app a nos nouveaux utilisateurs!

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